Nouveaux bureaux

By Virginie Maurice

Crédit Agricole : co-design des bureaux et télétravail en coworking

CONTEXTE:

Comment transformer son déménagement en opportunité d’innovation RH ?

En 2016, SILCA l’opérateur mutualisé de production IT du groupe Crédit Agricole installé à l’origine au Kremlin-Bicêtre, décide de transférer une partie de ses équipes (800 salariés) vers le site SQY Park à Saint-Quentin-en-Yvelines.

Des impacts significatifs sur les temps de transports, mais également des enjeux forts pour retenir et attirer les talents.

Les déménagements, au-delà des problématiques logistiques et RH, représentent une belle opportunité de repenser à la fois les futurs environnement de travail, mais aussi les modes de travail.

C’est le cas de SILCA qui a su transformé sa problématique en opportunité d’innovation RH en faisant appel à LBMG.

De la conduite du changement, à la conception de bureaux innovants en passant par le télétravail en coworking : retour d’expérience sur une mission à 360° !

REALISATION

Co-design des bureaux

Dans une démarche innovante, nous avons repenser la totalité des bureaux.

Au lieu de faire appel à un architecte ou un space planner, le Crédit Agricole nous a fait confiance pour construire les nouveaux plans avec les salariés.

Nous leur avons donné une feuille blanche et leur avons demandé ce qu’ils voulaient.

Même s’ils ont souvent conservé une partie bureaux « classique », ils ont aussi proposé de partager leurs bureaux entre eux et d’ajouter des espaces de rencontre et de convivialité, des canapés, des cafétérias, des babyfoots, des salles de réunions avec des assises hautes….

Finalement, ce sont les salariés eux-mêmes qui ont injecté de l’innovation dans les bureaux !

Au total ce sont 50 ateliers collaboratifs pour aboutir à des aménagements co-designés en intégrant de façon volontaire le activity based office.

Aujourd’hui, ces bureaux sont devenus un véritable hub collaboratif qui privilégie le partage et la sociabibilité

Et s’ils pratiquaient déjà le travail à distance 1 jour par semaine, aujourd’hui, les salariés peuvent télétravailler deux jours par semaine, à domicile ou dans des tiers-lieux.

Permettre aux 800 collaborateurs qui le souhaitent de travailler en tiers-lieux (coworkings, centres d’affaire, télécentres) 1 à 2 jours par semaine

Une équipe pluridisciplinaire a été mise en place associant toutes les expertises de la banque (immobilier, informatique, ressources humaines, communication, juridique, achats, …) pour piloter le projet efficacement.

Cadrage juridique

Nous avons proposé un cadrage avec la création d’accords et d’avenants

Déploiement de Neo-nomade

Première plateforme du coworking en France avec plus de 1200 espaces affiliés, Neo-nomade permet aux entreprises de faciliter le nomadisme des salariés et de rendre l’immobilier plus flexible.

Les avantages de la solution Neo-nomade

• « Pay as you go »: Pas d’engagement long-terme et une facturation qui correspond à ce qui est réellement utilisé par les salariés
• Simplicité de gestion
• Un contrat et une facturation uniques
• Suivi en temps réel
• Accès à toutes les informations de suivi et de reporting par utilisateur
• Un engagement +
• Des salariés heureux pour une productivité et un engagement optimisés

Au-delà de l’outil, un accompagnement au changement

La solution Neo-nomade a été installée en 2 temps :

• Expérimentation auprès de 60 utilisateurs pendant 8 semaines pour roder l’outil, optimiser l’expérience sur la base des retours utilisateurs et recruter, parmi les salariés, des ambassadeurs du projet
• Le déploiement auprès de l’ensemble de 800 collaborateurs

Des animations et des outils pour les utilisateurs :

Organisation d’événements de sensibilisation, et accompagnement online avec le suivi renforcé des premières réservations utilisateurs (rappel humain, prise de satisfaction & commentaires) pour maximiser le « buzz » positif en interne.

Premiers retours après le lancement du coworking pour les collaborateurs SILCA

• 25% de taux d’adoption, soit 200 utilisateurs réguliers
• Moyenne d’usage : 2,4 jours par mois
• 85% de satisfaction pour les utilisateurs

« Très bonne initiative de passer à 2 jours au déménagement et d’inclure les tiers-lieux qui apparaissent comme une bonne alternative pour certains »

« Ce dispositif est rassurant par rapport au déménagement et à l’augmentation des temps de transport qui se profile. »

« SILCA offre de belles alternatives aux collaborateurs qui ont du transport. Il faut continuer la diversité de ces choix pour encourager le bien-être et l’innovation ! »

Virginie Maurice

Actualités, bonnes pratiques, retours d’expérience, benchmark… Particulièrement intéressée par l’innovation, les modes de vie et de travail durables, je partage sur ce blog l’expertise de LBMG et le fruit de ma veille.

By Virginie Maurice

SODEXO- Création du Social Hub

CONTEXTE

En 2011, nous avions prédit la montée en puissance du coworking et sa version inter entreprise : le corpoworking.

En 2018, nous avons eu le plaisir d’accompagner Sodexo dans la création du Social Hub.

Sodexo France a repensé totalement une partie des bureaux et espaces de travail en créant un Social Hub.

MISSION

LBMG Worklabs a accompagné Sodexo dans la réflexion autour de l’offre de services Social hub via des ateliers de co-design avec le groupe projet et de l’apport d’expertise.

A l’instar des espaces de coworking on retrouve au sein du Social Hub, des espaces de travail variés qui répondent aux différentes attentes des collaborateurs :

• Workcafe : pour des rencontres à deux et des collations rapides
• Coworking : espace de travail flexible et ouvert accompagné de Phone box et salles de réunion
• Comeeting : des espaces de créativité et des mises en relation avec des facilitateurs pour rendre les sessions plus efficaces
• Lounge : des espaces détentes et calmes

Mais au delà des espaces on retrouve un vrai souci d’animer ce lieu et surtout créer du lien entre les utilisateurs.

Pour cela, LBMG a partagé avec Sodexo son expertise sur l’animation de communauté pour définir le profil du hub officer et des idées d’animation (événement hebdo, mise en relation avec des facilitateurs etc…)

Enfin LBMG accompagne Sodexo dans l’analyse des impacts du Social Hub sur les collaborateurs, le collectif, l’entreprise.

Nous mettons donc en place un suivi sociologique basé sur de l’immersion, des enquêtes et une analyse des données remontées par les capteurs de présence et outils de réservation.

Outil de transformation des pratiques de travail, le Social Hub est désormais développé en interne sur différents sièges Sodexo et proposé par Sodexo à ses clients.

RÉSULTATS

Le Social Hub a été médaillé d’argent dans la catégorie “Meilleur projet transformation & aménagement d’espace”.

Plus de 10% des collaborateurs utilisent chaque jour le Social Hub

16 semaines : le temps record pour la mise en place du Social Hub

Virginie Maurice

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By Virginie Maurice

COVIVIO - Création du réseau d’espaces de pro-working Wellio

CONTEXTE

En 2016 et 2017, alors que des acteurs du coworking comme Nextdoor, Spaces ou Wework se développaient en Région parisienne, Covivio (ex Foncière des Régions) a souhaité développé Wellio sa propre offre pro-working.

MISSION

RÉSULTATS

Virginie Maurice

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By Virginie Maurice

UNI-MEDIAS- De nouveaux bureaux à la carte inspirés du coworking

CONTEXTE

Lorsqu’en 2016, confronté à la perte de 40% de son immobilier pour réhabilitation, Uni-Medias avait deux options : déménager en dehors de Paris, ou se regrouper dans les bureaux existants.

L’entreprise a alors fait le pari de réinventer ses bureaux et à choisi LBMG Woklabs pour relever le défi !

MISSION

L’entreprise a en effet complètement réaménagé ses bureaux dans le 15e arrondissement de Paris : des bureaux à la carte et partagés, au design inspiré du coworking.

Les équipes y trouvent désormais une grande variété d’espaces, de positions de travail, d’ambiance d’aménagement.

On choisit le lieu en fonction de son besoin dans la journée.

Le taux de flex à 70% a permis de réduire le volume de bureaux classiques, pour créer de nouvelles positions de travail : il y a désormais 2,5 assises pour chacun des 130 collaborateurs !

Uni-Editions a également saisi l’opportunité pour mettre en place de nouveaux modes de travail.

Le déploiement du télétravail pour tous a évidemment été apprécié pendant les travaux, et a permis de se familiariser avec la mobilité et ses conséquences sur les façons de travailler.

Aujourd’hui, 55% des collaborateurs continuent de télétravailler régulièrement.

De façon plus générale, cette transformation a permi d’accompagner une nouvelle stratégie d’entreprise, valorisant la transversalité, la communication et le mode projet.

Dans cette évolution, l’exemplarité fut un facteur clef de succès : le COMEX et la DRH sont donc logés à la même enseigne que le reste des équipes !

Virginie Maurice

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